计算机一级MSOffice第四章考点解析10
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4.6.1建立数据清单
1.数据清单
数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。Excel允许采用数据库管理的方式管理数据清单。数据清单由标题行(表头)和数据部分组成。数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名;数据清单中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于字段名，如图4—53所示。
2.为单元格增加批注
建立数据清单后，可为某些单元格内的数据添加批注，也可随时删除批注。
4.6.2数据排序
数据排序是按照一定的规则对数据进行重新排列，便于浏览或为进一步处理做准备(如分类汇总)。对工作表的数据清单进行排序是根据选择的“关键字”字段内容按升序或降序进行的，Exeel会给出两个关键字，分别是“主要关键字”、“次要关键字”，用户可根据需要添加和选取;也可以按用户自定义的数序排序。
1.利用“数据”选项卡下的升序按钮 降序按钿 利用“数据”选项卡下的“排序与筛选”命令组的升序按钮和降序按钮只能进行一个关键字的排序。
2.利用“数据”选项卡下的“排序与筛选”命令组的“排序”命令
3.自定义排序
如果用户对数据的排序有特殊要求，可以利用图4—56所示“排序”对话框内“次序”下拉列表中的“自定义序列”选项所弹出的对话框来完成。用户可以不按字母或数值等常规排序方式，根据需求自行设置。
4.排序数据区域选择
Excel 2010允许对全部数据区域和部分数据区域进行排序。如果选定的数据区域包含所有的列，则对所有数据区域进行排序;如果所选的数据区域没有包含所有的列，则仅对已选定的数据区域排序，未选定的数据区域不变(有可能引起数据错误)。在图4—56所示的“排序”对话框中单击“选项”按钮，可以利用“排序选项”对话框选择是否区分大小写、排序方向、排序方法等。
5.恢复排序
如果希望将已经过多次排序的数据清单恢复到排序前的状况，可以在数据清单中设置“记
录号”字段，内容为顺序数字1、2、3、4、…。无论何时，只要按“记录号”字段升序排列即可恢复为排序前的数据清单。
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