计算机一级MSOffice第四章考点解析12

计算机一级MSOffice第四章考点解析12

4.6.4数据分类汇总

　　分类汇总是对数据内容进行分析的一种方法。Excel分类汇总是对工作表中数据清单的内

　　容进行分类，然后统计同类记录的相关信息，包括求和、计数、平均值、最大值、最小值等，由用户进行选择。

　　分类汇总只能对数据清单进行，数据清单的第一行必须有列标题。在进行分类汇总前，必须根据分类汇总的数据类对数据清单进行排序。

　　1.创建分类汇总

　　利用“数据”选项卡下的“分级显示”命令组的“分类汇总”命令可以创建分类汇总。

　　【例4—22】对工作表“某公司人员情况”数据清单的内容进行分类汇总，汇总计算各部门基本工资的平均值(分类字段为“部门”，汇总方式为“平均值”，汇总项为“基本工资”)，汇总结果显示在数据下方。

　　(1)按主要关键字“部门”的递增或递减次序对数据清单进行排序。

　　(2)选择“数据”选项卡下的“分级显示”命令组的“分类汇总”命令，在弹出的“分类汇总”对话框中，选择分类字段为“部门”，汇总方式为“平均值”，选定汇总项为“基本工资”，选中“汇总结果显示在数据下方”，如图4—62所示，单击“确定”按钮即可

　　完成分类汇总，对数据清单的部分数据进行分类汇总的结果如图4—63所示。

　　2.删除分类汇总

　　如果要删除已经创建的分类汇总，可在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。

　　3.隐藏分类汇总数据

　　为方便查看数据，可以将分类汇总后暂时不需要的数据隐藏起来，当需要查看时再显示出来。单击工作表左边列表树的“-”号可以隐藏该部门的数据记录，只留下该部门的汇总信息，此时，“一”号变成“+”号;单击“+”号时，数据记录信息显示出来，如图4-64所示。